Herzogin Anna Amalia Bibliothek sichert Kulturschätze online
Von Till Stüve, Berater bei Fink & Fuchs Public Relations
Seit 1766 sammelt und bewahrt die Herzogin Anna Amalia Bibliothek (HAAB) Kulturgut. Heute umfasst ihr weltberühmter historischer Bestand unersetzliche Schätze wie die Faust-Sammlung mit 14.000 Bänden sowie Landkarten und Atlanten aus dem 15. bis 19. Jahrhundert. Damit gehört die Bibliothek zur Wiege der deutschen klassischen Kultur und ist Teil des Gesamtensembles Weimarer Klassik, das von der UNESCO zum Weltkulturerbe erklärt wurde. Der Erhalt der über 300.000 historischen Werke ist eine Herkulesaufgabe, die ohne Unterstützung durch Partner nicht zu leisten ist. Schon seit einigen Jahren sichert die HAAB ihre unersetzlichen Bestände mittels modernster Informationstechnologie und arbeitet dabei seit vergangenem Jahr mit EMC zusammen.
Dazu Dr. Michael Knoche, Direktor der Herzogin Anna Amalia Bibliothek:
Wir sind dankbar, dass uns EMC bei diesem Vorhaben tatkräftig unterstützt. Gemeinsam haben wir eine Archivinfrastruktur entwickelt, mit der wir unsere wertvollen historischen Buchbestände langfristig digital erhalten und gleichzeitig der ganzen Welt per Internet zur Verfügung stellen können.
Der Spezialist für die Speicherung und Verwaltung digitaler Informationen stellte im November 2005 eine Lösung bestehend aus Technologie und Dienstleistung zur Verfügung. Dieses Engagement kommt nicht von ungefähr. Schon seit längerem engagiert sich EMC in Projekten, bei denen es um die digitale Sicherung und Aufbereitung von historischem oder kulturellem Erbe geht. So beteiligt sich das Unternehmen beispielsweise an Stephen Spielbergs Shoah Foundation in Israel, wo Zeitdokumente des Holocaust gesammelt und archiviert werden. Es geht dem Unternehmen dabei um die Verbindung sozialer und kultureller Verantwortung mit der eigenen Kompetenz als Spezialist für die intelligente Verwaltung von Information.
Mit EMCs Lösungen für Information Lifecycle Management (ILM) gehen Unternehmen gezielt Aufgaben wie die Einhaltung von gesetzlichen Archivierungsvorschriften oder die Sicherung der Geschäftsabläufe an. Nicht zuletzt dank einer glaubwürdigen Produkt- und Unternehmensstrategie sowie einer entsprechend kontinuierlichen Kommunikation ist EMC in der Branche als Meinungs-, Markt- und Technologieführer für ILM anerkannt. Neben dem technologischen und unternehmerischen Erfolg will EMC das Thema Informationsverwaltung jedoch auch einem breiteren Publikum zugänglich machen. Ein zentraler Baustein ist dabei das lokale Engagement in dem Digitalisierungsprojekt der HAAB – ein wichtiger Aspekt für die deutsche Vertriebstochter eines global operierenden Konzerns.
Die Story gestalten
Rund um dieses Public-Private-Partnership wurde ein Kommunikationskonzept entwickelt, um das Thema Informationsverwaltung für eine breitere Öffentlichkeit aufzubereiten. Entscheidend waren neben der Vermittlung der Zielsetzung auch das Timing der einzelnen Maßnahmen, die gezielte Ansprache von verschiedenen Mediensegmenten und die Modellierung der Geschichte, so dass mit Archivierung und Informations-Management die Kernthemen von EMC im Vordergrund standen. Darüber hinaus musste die Kommunikation fernab vom gängigen Sensationsjournalismus ablaufen, der seit der Brandkatastrophe im September 2004 die Berichterstattung über die HAAB prägte.
Im ersten Schritt wurde eine Geschichte entwickelt, die die Brücke von der Kultur zur IT schlagen sollte. Kernelement war dabei die Bibliothek, die das kulturelle Erbe der Vergangenheit und Gegenwart dokumentiert, schützt und verbreitet. Mit Hilfe moderner IT-Lösungen interpretiert die HAAB diesen Auftrag allerdings neu: Ziel war es, die Schätze der Bibliothek wie zum Beispiel die größte Faust-Sammlung der Welt im Internet einem weltweiten Publikum zugänglich machen. Zudem schützt die Bibliothek so die historischen Bestände, da die Originale nicht mehr für jeden Leser, jedes wissenschaftliche Projekt oder jeden Nachdruck herausgegeben werden müssen. Bei der Umsetzung des Projekts waren drei wesentliche Fragestellungen zu bedenken:
- Wie kann sichergestellt werden, dass die Daten und Speichermedien in 20, 50 und 100 Jahren noch immer verwendbar sind?
- Wie lässt sich die beständig wachsende Menge an Dateien und Objekten effizient verwalten und im Internet veröffentlichen?
- Wie lassen sich wissenschaftlich korrekt Dokumente und Informationen weltweit über das Internet zur Verfügung stellen?
Diese Herausforderungen bilden den Kern eines jeden digitalen Archivierungsvorhabens. Für EMC war die Verbindung zu seinem ureigenen Thema gegeben, nämlich die Speicherung und Verwaltung von digitalen Inhalten.
Zielgruppengerechte Ansprache
Dieses Thema bereitete EMC in Form von umfangreichem Informationsmaterial in verschiedenen Formaten für Fernsehen, Tageszeitungen und Fachmedien sowie für direkte Kommunikationsmaßnahmen auf. Vor Ort produzierten EMC und die HAAB TV-Footage sowie eine Bilddokumentation, eine Grafik und Composings über die Bibliothek und den Digitalisierungsprozess. Es wurden O-Töne aufgenommen und umfangreiches Textmaterial über das Projekt, die Geschichte der HAAB und zum eingesetzten Archivierungssystem der HAAB erstellt.
Dr. Michael Knoche, Direktor der Herzogin Anna Amalia Bibliothek:
Einmal ist es natürlich die allererste Pflicht, die Originale zu bewahren und nie mehr einem Brandunglück auszusetzen. Aber an zweiter Stelle möchten wir die Verfilmungen, die wir von der Faustsammlung herstellen, auch ins Netz stellen. Wir möchten die Filme für die Sicherung aufbewahren und wir möchten die Digitalisate öffentlich bekannt machen.
Eine animierte Grafik stand für verschiedene Zwecke zur Verfügung. Sie wurde TV-Sendern gemeinsam mit dem Footage angeboten, für Präsentationen aufbereitet und auf der EMC-Website eingestellt.
Also das ist für mich die zukunftsfähigste Partnerschaft, die ich seit langem gehört habe. Weil das Weltkulturerbe durch die Digitalisierung einmal gerettet werden kann in seiner Darstellungsform und auf der anderen Seite wird es zugänglich gemacht, weltweit übers Internet jeder Person, an jedem Ort, zu jeder Zeit. Das finde ich einen hervorragenden Schritt in die Zukunft.
Prof. Dr. Dagmar Schipanski, Präsidentin des Thüringer Landtags
Klassische Dramaturgie "in drei Akten"
Die Umsetzung wurde in drei Phasen durchgeführt, in denen jeweils eine andere Zielgruppe angesprochen wurde. Die Ouvertüre bildete eine Pressekonferenz zur Unterzeichnung des Vertrags zwischen EMC und der HAAB, mit der in erster Linie Tageszeitungen, Fernsehen und Radio erreicht werden sollten. Die Vertragsunterzeichnung unter der Schirmherrschaft und Anwesenheit der thüringischen Landtagspräsidentin Prof. Dr. Dagmar Schipanski bildete dafür den Dreh- und Angelpunkt. Das Besondere der Partnerschaft wurde durch die Architektur der Bibliothek unterstrichen, in der die Pressekonferenz abgehalten wurde. So bot sich außerdem die Gelegenheit, den gesamten Prozess vom Einscannen bis zum Archivieren vor Ort zu demonstrieren.
Im zweiten Schritt nach der Pressekonferenz entwickelten EMC und die HAAB das Thema weiter und führten den Medienkontakt fort. Der Schwerpunkt lag auf IT-Fachmedien, die mehr die technische Seite des Projekts interessierte und nicht so sehr an den Termin der Vertragsunterzeichnung gebunden waren. Außerdem wurde das Footage-Material zahlreichen TV-Sendern und Fernsehformaten angeboten.
Parallel dazu nutzte EMC das Projekt in der direkten Ansprache von Kunden und Interessenten. Dabei standen drei Kanäle im Vordergrund: die Kundenzeitschrift ON, die Website und die Vertriebsmitarbeiter. So wurde in Ausgabe 4/05 der ON ausführlich über die Zusammenarbeit und die Vertragsunterzeichnung berichtet. Ein prominenter Link auf der Einstiegsseite der Website führt zu einer interaktiven Webpräsentation. Für die Vertriebsmitarbeiter entwickelte EMC eine hochwertige Broschüre auf Basis der Webpräsentation sowie ein Image-Video. Auf der CeBIT informierte ein Bildschirmschoner auf sämtlichen PCs am EMC-Stand über das Projekt.
Überwältigende Medienresonanz
Dank der Dramaturgie und den detaillierten Vorarbeiten hat die Kommunikationskampagne sehr gute Ergebnisse erzielt. "Über die Berichterstattung in regionalen und überregionalen Tageszeitungen, Fernsehen und Radio erreichte EMC mit dem Projekt ein breites Publikum jenseits der IT-Branche. Nicht zuletzt dadurch hat das Projekt innerhalb der deutschen Wissenschafts- und Bibliothekslandschaft viel Aufmerksamkeit erregt", so Ute Ebers, Senior Public Relations Manager bei EMC.
